Szabályzatok és dokumentációk készítése

Szabályzatok és munkavédelmi dokumentációk készítése

Nem csak legyen meg – tükrözze azt is, ami a munkahelyen valóban történik

A munkavédelmi dokumentáció nem egyszerűen iratok gyűjteménye.

A megfelelő dokumentumoknak a vállalkozás tényleges tevékenységét, munkaköreit, munkaeszközeit, veszélyforrásait és belső működését kell tükrözniük.

Elkészítjük és szükség szerint naprakészen tartjuk a vállalkozás működéséhez szükséges munkavédelmi és tűzvédelmi dokumentációkat.

Nem általános sablonokat adunk át, hanem az adott munkahelyre és tevékenységre épülő dokumentumokat készítünk.

Milyen dokumentumokra lehet szükség?

A szükséges dokumentáció minden vállalkozásnál eltérhet.

A tevékenység és a munkakörülmények függvényében ide tartozhatnak például:

✔ munkavédelmi szabályzatok és belső rendelkezések,
✔ munkavédelmi és tűzvédelmi utasítások,
✔ kockázatértékelések és kapcsolódó intézkedések,
✔ munkavédelmi oktatások dokumentációja,
✔ egyéni védőeszközök juttatási rendje és nyilvántartása,
✔ munkabalesetekhez kapcsolódó nyilvántartások,
✔ időszakos vizsgálatok és ellenőrzések dokumentumai,
✔ munkavédelmi szemlék és intézkedések nyilvántartása,
✔ valamint az adott tevékenységhez szükséges további munkavédelmi dokumentumok.

Nem minden felsorolt dokumentum szükséges minden vállalkozásnál.

A cél nem az, hogy minél vastagabb legyen a munkavédelmi dosszié, hanem hogy azok a dokumentumok készüljenek el, amelyekre az adott munkáltatónak ténylegesen szüksége van.

Az egyéni védőeszköz sem csak beszerzési kérdés

Ha egy munkakörben egyéni védőeszköz használata szükséges, nem elegendő egyszerűen megvásárolni és kiosztani egy kesztyűt, védőszemüveget vagy más felszerelést.

A munkáltatónak írásban kell meghatároznia az egyéni védőeszköz-juttatás belső rendjét, és ennek a dokumentációnak össze kell kapcsolnia a munkakört, a veszélyt és a szükséges védelmi képességet.

Erről részletesen az Egyéni védőeszközök a munkahelyen – teljes útmutató című Tudástár-cikkünkben írunk.

Az oktatásnak is nyoma kell, hogy legyen

A munkavédelmi oktatás nem válik megfelelővé pusztán attól, hogy a dolgozó aláír egy jelenléti ívet.

Az oktatás tartalmának kapcsolódnia kell a tényleges munkavégzéshez, a munkakörhöz, a munkaeszközökhöz és a munkahelyen fennálló veszélyekhez, az oktatás megtörténtét pedig megfelelően dokumentálni kell.

A jogszabályi követelményeket és a megfelelő tematika kialakítását részletesebben a Munkavédelmi oktatás – Mit ír elő a jogszabály, és mitől lesz valóban hatékony? című Tudástár-cikkünkben mutatjuk be.

Nem az a kérdés, hogy „van-e róla papír”

Egy dokumentum attól még nem megfelelő, hogy:

• szerepel rajta a vállalkozás neve,

• van rajta dátum és aláírás,

• évekkel korábban egy munkavédelmi szakember elkészítette,

• vagy egy másik vállalkozás dokumentációja alapján készült.

A dokumentáció akkor tölti be a szerepét, ha megfelel a vállalkozás jelenlegi működésének.

Ha például időközben:

• új gépet helyeztek üzembe,

• megváltozott egy technológia,

• új munkakör jelent meg,

• átalakították a telephelyet,

• új veszélyes anyagot kezdtek használni,

• megváltozott egy munkafolyamat,

• vagy baleset történt,

akkor azt is meg kell vizsgálni, hogy a meglévő dokumentáció továbbra is megfelelő-e.

A dokumentáció és a valóság nem mondhat egymásnak ellent

Egy hatósági ellenőrzés során nem kizárólag azt vizsgálhatják, hogy rendelkezésre áll-e egy dokumentum.

A dokumentáció tartalmát összevethetik a tényleges munkavégzéssel is.

Hiába szerepel például egy szabályzatban, hogy:

„a munkavállaló köteles a védőburkolatot használni”,

ha a munkaeszközről a helyszínen hiányzik a burkolat.

Ugyanígy kevés egy papíron megfelelő egyéni védőeszköz-juttatási rend, ha a dolgozónak nem biztosították az előírt védőeszközt, vagy az oktatási dokumentáció, ha a munkavállaló a saját munkájának alapvető veszélyeit sem ismeri.

A munkavédelmi hatóság nemcsak dokumentumokat kérhet, hanem a helyszíni állapotot és a tényleges munkavégzést is vizsgálhatja. Arról, hogy egy ellenőrzés során mire számíthat a munkáltató, részletesen a Munkavédelmi hatósági ellenőrzés: mire számíthat a munkáltató, és hogyan készüljön fel? című Tudástár-cikkünkben írunk.

Mit jelent ez az Ön számára?

✔ a vállalkozás működéséhez igazodó dokumentáció,
✔ szükséges szabályzatok és utasítások elkészítése,
✔ a dokumentumok és a tényleges munkavégzés összehangolása,
✔ a szükséges nyilvántartások kialakítása,
✔ változás esetén a dokumentáció felülvizsgálata,
✔ kevesebb utólagos kapkodás egy ellenőrzés vagy baleset esetén.

Nem az a cél, hogy Önnek kelljen folyamatosan figyelnie:

„Nem kellene valamit frissíteni?”

A szükséges munkavédelmi dokumentáció állapotát mi is figyelemmel kísérjük, és jelezzük, ha változtatásra van szükség.

Egyszer elkészíteni nem mindig elég

A munkavédelmi dokumentáció egy része nem kezelhető úgy, hogy egyszer elkészül, majd évekre bekerül egy dossziéba.

A vállalkozás működésének változásaival együtt a munkavédelmi rendszernek is változnia kell.

Ezért a dokumentációt nem önálló adminisztratív feladatként kezeljük, hanem a tényleges helyszíni munkavédelem részeként.

A jó dokumentáció azt írja le, ami a munkahelyen valóban történik.

Segítségre van szüksége a munkavédelmi dokumentáció rendezésében?

Átnézzük a meglévő dokumentumokat, meghatározzuk, mi hiányzik, mit kell felülvizsgálni, és elkészítjük azokat az anyagokat, amelyekre az adott vállalkozás működéséhez ténylegesen szükség van.

Munkavédelem, ami működik.